Personoplysninger

HA85 benytter Conventus til administration og registrering af medlemmer. Aftalen mellem parterne
fastlægger de forpligtelser, der relaterer sig til behandlingen og beskyttelsen af personoplysningerne.

HA85 har som den dataansvarlige i forhold til de registrerede personer ansvaret for overholdelse af lovgivningen, og har ansvaret for at henvendelser fra de registrerede personer angående deres rettigheder håndteres. Conventus er forpligtet til at give HA85 besked, hvis der efter Conventus’ opfattelse sker lovovertrædelser. Conventus er ansvarlig for at opfylde kravene i Persondataforordningen.

HA85 og Conventus henholder sig i aftalen til anbefalingen fra DGI og DIF, som siger at foreninger aktivt må opbevare persondata om medlemmer fra en aktivitets afslutning og resten af indeværende år plus et år.

Herefter skal der indhentes tilladelse fra det enkelte medlem.

Derudover må man af hensyn til statistik dokumentation til bl.a. kommuner, passivt opbevare nødvendige oplysninger i 3 år.
Passiv opbevaring betyder at man bl.a. ikke må sende mail eller på anden måde bruge oplysningerne aktiv.

Det betyder at et medlems profil bliver slettet efter indeværende år plus et år, men navn adresse og fødselsdato vil stadig kunne findes i dokumentation til statistik, ligesom det også findes i finansposteringer, hvor det skal gemmes i min. 5 år.

Databehandleraftale Conventus/HA85